Wie wählt man eine ERP-Software richtig aus?

August 2005

Sie sind in der Auswahl bzw. Vorbereitung zur Auswahl eines neuen ERP-Systems? Da dieser Prozess sicherlich kein alltäglicher ist und man auf Grund der Vielzahl der Lösungsanbieter leicht den Überblick verlieren kann, sind Erfahrungswerte und Tipps sicherlich sehr wertvoll.

» Unser Kunde sagt:;

"Der erste Schritt war die Entscheidung ein ERP-System einzuführen. Was man als Kundenanforderungen hat, ist wichtiger als das, was meist Softwarefirmen einem als Standard-Lösung anbieten. Daher muss jedes Themengebiet im Hause detailliert besprochen werden, bevor Gespräche und Präsentationen stattfinden.

Geschäftsprozesse, Beleg- und Kommunikationsflüsse etc. müssen innerhalb dieser Zeitspanne geklärt werden. Diese Phase kann man auch "Selbstausrichtung eines Unternehmens vor der ERP-Auswahl" bezeichnen. Wir im Hause Penti, haben versucht diese Phase so gut wie möglich zu nutzen. "

Tayfun Karakök
Penti EDV-Leiter

Mit diesem Seminar möchten wir Ihnen diese Tipps und das Wissen vermitteln, die Ihnen den Evaluierungsprozess einer neuen ERP-Lösung und die darauffolgenden Projektumsetzung wesentlich erleichtern wird.

Welche ERP-Lösung ist für Sie die Beste?
Wo liegen die Unterschiede von scheinbar gleichwertigen Lösungen?

ERP-System (Enterprise Ressourcen Planning). Zentraler Bestandteil einer ERP ist die Planung von Material- und Kapazitätsressourcen sowie die Steuerung der Güte-, Mengen- und Informationsflüsse in einem Unternehmen. Um einen ganzheitlichen Überblick über alle Daten aus allen Geschäftsbereichen zu erhalten ist eine zentrale Datenhaltung elementarer Bestandteil einer integrierten ERP-Lösung. Zentrale Datenhaltung und integrierte Prozessteuerung vermeiden Systembrüche und damit Datenredundanzen.
Ressourcen wie Maschinen, Personal, Lager oder Finanzen können optimiert und gewinnbringender eingesetzt und verplant werden. Im Gegensatz zu MaWi- und PPS-Systeme bietet ein ERP-Systeme neben der MaWi und der PPS, auch Module für die Geschäftsbereiche Finanz- und Rechnungswesen.

Mit einer hochintegrierten ERP-Lösung lassen sich die Unternehmensprozesse in den Geschäftsbereichen wirkungsvoll steuern und kontrollieren und bewirken bei meist stetig wachsenden Anforderungen eine wirkungsvolle Senkung der Kosten. Die rasante technologische Entwicklung, die steigende Anzahl von Lösungsanbieter sowie permanente Marktveränderungen erschweren die Auswahl der geeigneten ERP-Lösung im eigenen Haus.

Auswahl und Einführung einer neuen ERP-Lösung kann zu einem nicht unerheblichen Investment führen.
Daher ist die gewissenhafte Recherche/Analyse und Auswahl der neuen Lösung sowie des dahinter stehenden Anbieters sehr wichtig. Da Konsolidierungen und Insolvenzen heute den Markt gerade in der IT-Branche prägen, sind Kriterien der Investitionssicherheit genau zu bewerten. Unternehmensgröße des Softwarelieferanten spielen dabei schon lange nicht mehr die wichtigste Rolle. Neben den Betriebskennzahlen, sind Unternehmensform, Referenzen, Erfahrungswerte, Infrastruktur, technologische Basis des Systems mindestens genauso wichtig wie Funktionalität, Systemarchitektur, Skalierbarkeit und Flexibilität/Anpassbarkeit. Proprietäre Systeme mit einem geschlossenen Systemkern sollten ebenso der Vergangenheit angehören, wie Systeme die nur auf fixierten Systemplattformen laufen. Zu groß ist hier die Abhängigkeit von Dritten. Produktpräsentationen und Teststellungen bringen viel Licht in den Anbieterdschungel.

Zu viel ist ungesund

Beschränken Sie sich bei der Vor-Auswahl auf 10-12 Anbieter. Setzen Sie danach Ihr Anforderungsprofil gegen die Leistungsangaben der Anbieters bzw. lassen Sie sich von diesem schriftlich die Verfügbarkeit der Funktion bezogen auf Ihre Anforderungen bestätigen. Mit den daraus resultierenden drei maximal vier Anbietern sollten Sie eine 1-Tagespräsentation durchführen. Je besser Sie diese Präsentation selber vorbereiten, z.B. übergeben Sie dem Anbieter Daten aus Ihrem Hause, auf deren Basis er die Präsentation dann durchführt, desto leichter wird es Ihnen fallen Unterschiede festzustellen.

Sprechen Sie mit Referenzkunden, die bereits produktiv mit der Software arbeiten

Ist eine Vorentscheidung gefallen, verfestigen Sie Ihren Eindruck durch einen Referenzkundenbesuch bei einem Anwender, der die eventuell in Frage kommende Lösung schon im Einsatz hat. Bleiben Sie hier kritisch. Referenzen die nur Lob übrig und keine Probleme haben sind häufig gekauft und eher hinderlich für Ihre schwerwiegende Entscheidungsfindung. Manche Anbieter bieten Ihnen eine Teststellung oder einen Testconnect via Internet an. Nutzen Sie dieses Angebot um selber Live die Software kennen zu lernen. Wenn Ihnen hier der Einstieg leicht fällt, haben Sie schon mal einen Eindruck für die Erlernbarkeit des Systems.

Moderne Technologie schützt die Investition

Häufig schauen Unternehmen bei der Softwareauswahl nicht weit genug über den Tellerrand und übersehen die Probleme die sich in der Zukunft durch veränderte Markteinflüsse, neue Medien, neue Technologien, neue Unternehmensanforderungen usw. ergeben können. Viele Lösungen die heute noch Ihren Anforderungen gerecht werden, können auf Grund von zu starren Systemarchitekturen, veraltete Technologien und fehlender Skalierbarkeit veränderte Anforderungen nicht mehr unterstützen.
Hinter modernen Lösungen stecken meist auch Systemhäuser mit einem hohen Maß an Innovationskraft und einem ausgeprägten Sinn für Forschung und Entwicklung. Eine wichtige Unternehmensphilosophie die Ihre Investition auf lange Sicht hin sichert.

Vergleichen Sie

Für die Auswahl der passenden Lösung sollten Sie für die Bedürfnisse Ihrer Prozesse und Abteilungen die erforderlichen Kriterien definieren und diese mit den Produkten des Anbieters vergleichen und bewerten.

Systemstrukturen

Implementierung und Parametrisierung des Systems Verzichten Sie auf Start-up Unternehmen mit Lösungen die nur eine geringe Praxistauglichkeit aufweisen können. Prüfen Sie die QS-Standards in der Entwicklung des Anbieters. Auf langjährige Erfahrung basierend, sollte es sich um ein stabiles, ausreichend getestetes, also fehlerfreies System handeln Hohe Performance bei wachsenden Daten und Arbeitsabläufen Leichte Anbindung fremder Systeme. Offene Systemarchitektur Das System sollte alle gewünschten Module beinhalten. Der Bedarf an Fremdlösungen sollte so gering wie möglich sein. Alles aus einer Hand ist stets besser als "Best of breed" Denn Schnittstellen kosten im Verlauf der Zeit viel Geld. Wartung und Update leicht ausführbar Datenbank- und Plattformunabhängigkeit/ Multiplattformfähigkeit Leichter Datenbank- und Plattformwechsel nach Systemeinführung Niedrige Kosten bei einer performancesteigernden Systemaufrüstung

Systemeigenschaften

Flexible und leichte Report-Erstellung/ integrierter Reportgenerator Multisprachenfähigkeit /in Dialogen und Belegen Integriertes Fremdwährungskonzept Modulare und integrierte Struktur International geltende Konzepte und Lösungen Detailliertes Sicherheits- und Berechtigungskonzept Offen für Weiterentwicklungen und leichte Anpassbarkeit Ergonomische und moderne Bedieneroberfläche Historienverwaltung und Verfolgbarkeit Informations- und Datenaustausch mit EDI und XML-Methoden Internetfähigkeit Mobile Systemanbindung

Risiken

Die Referenzen des Lösungsanbieters sollten sehr aussagekräftig sein Die Erfahrungen von Kunden über den Lösungsanbieter sollten positiv sein Die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen des Lösungsanbieters sollten sehr gut sein. Die Rechtsform und Gesellschafterstrukturen sollten auf einer stabilen Basis beruhen.Die finanzielle Struktur des Lösungsanbieters sollte sehr stabil und sicher sein Der Lösungsanbieter sollte die regionale Gesetzgebung gut kennen und auch im System abbilden können. Der Lösungsanbieter sollte internationale Erfahrungen und Referenzen vorweisen können Der Lösungsanbieter sollte die versprochenen Funktionen in seinen Präsentationen oder Referenzen aufzeigen können Der Lösungsanbieter sollte eine langfristige Unterstützung gewährleisten Der Lösungsanbieter sollte einen umfangreichen, verständlichen Plan für die Implementierung vorweisen Die Dokumentation für das System sollte vollständig sein Lizenz, Leistung und Preispolitik sollte offen und verständlich sein

Die oben angegebenen Argumente sind nur ein Anhaltspunkt für Ihre ausführliche Suche nach der richtigen Software für Ihr Unternehmen.

Der wichtigste Punkt, den Sie auf der Suche nach einer ERP-Software beachten sollten ist, dass es sich bei der gesuchten Software nicht um eine einfache Lösung handelt, sondern um ein komplexes Instrument, das die Produktivität und Aktivität Ihrer Unternehmens-Prozesse direkt beeinflusst.

Karlsruhe, den 25.08.2005