Das Dokumentenmanagement-System, das produktive Ordnung schafft und Prozesse beschleunigt.
Datenbanken statt Ordnerwände.
Der Fortschritt wachsender IT-Durchdringung lässt sich kaum besser aufzeigen als in der Organisation von Belegen und Dokumenten. Füllen heute noch in manchen Unternehmen massenhaft Ordner gigantische Schrankwände, werden andernorts neue Bürogebäude bereits ohne die Flächen für Schrankelemente bezogen. Datenbankgestütztes Verwalten elektronischer Dokumente löst immer häufiger das in Ordnern abgelegte Dokument als Archivierungsart ab.
Da viele Dokumente aus den täglichen Geschäftsprozessen heraus entstehen (Vertriebsbelege, Bestellungen, Finanzberichte usw.), ist die Anbindung eines Dokumentenmanagement- Systems an ein ERP-System fast schon obligatorisch. Diese Notwendigkeit hat sich auch dadurch verstärkt, dass auch behördliche und rechtliche Interessengruppen (z. B. Steuerprüfer) Unternehmensdaten ausschließlich in elektronischer Form prüfen dürfen und dafür die notwendigen Daten in elektronisch definierter Form zur Verfügung gestellt bekommen müssen. CANIAS ERP verfügt über ein eigenes DM-System, das den Vorgaben der GDPdU entspricht.
Hauptaufgaben eines DM-Systems:
Archivierung interner Belege
Mit CANIAS DMS können alle gewünschten internen EDV-Belege automatisch als Dokumente archiviert werden (Vertriebsbelege, Bestellungen, Zeichnungen, Bilder etc.).
Einscannen und Archivieren externer Belege
Alle externen Belege beliebiger Formate können archiviert und mit internen Belegen in einem Ordner zusammengefügt werden.
