Abweichungen zwischen Bestellung und Rechnung erkennen.
Die Übereinstimmung von bestellter und gelieferter
Ware bedingt eine stringente Kontrolle von Produkt,
Qualität und Preis. Insbesondere die Prüfung von
Rechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerische
Richtigkeit ist ein wichtiger Prozess in den Unternehmen,
der sich lückenlos an die Einkaufs- und Bestandsführungsprozesse
anschließt. Da jedoch nicht jede
Rechnung einen Bestell- und/oder Bestandsbezug
(z. B. Dienstleistungen) hat, müssen in der Rechnungsprüfung
auch diese Rechnungen bearbeitet werden.
Bis eine Rechnung in das System aufgenommen wird,
sind mehrere verschiedene Abteilungen unterschiedlicher
Verantwortungsbereiche beteiligt. Deshalb ist es
äußerst wichtig, dass der Informationsfluss zwischen
diesen Abteilungen reibungslos läuft. Es ist zu prüfen,
ob die in Rechnung gestellte Ware erhalten und die im
Auftrag (Bestellung) gestellten Anforderungen erfüllt
wurden. Darüber hinaus müssen zusätzliche Positionen
wie Transportkosten, Zoll- und Versicherungskosten,
die in der Rechnung ausgewiesen sind, auf die jeweilige
Ware umgelegt werden.
Einkaufen, prüfen, Transparenz gewinnen.
CANIAS Rechnungsprüfung bietet hier auf Basis der
höchsten Prozessintegration, insbesondere im Einkauf,
in der Bestandsführung und der Debitorenbuchhaltung,
alle Funktionen, um eine fehlerfreie und schnelle Prüfung
von Eingangsrechnungen durchzuführen. Dabei
wird nach einer speziellen Methode vorgegangen, der
eine sehr detaillierte Berechnung zugrunde liegt. Während
eine Rechnung in das System eingegeben
Das canias ERP Modul Rechnungsprüfung: Preis und Leistung unter Kontrolle.
Im Einkauf liegt oft unentdecktes Potenzial für
Effizienz und Rentabilität. Werden Wareneingänge
und Zahlungsausgänge präzise geprüft, ergeben sich nicht selten Einsparpotenziale. Das voll
integrierte CANIAS ERP Modul Rechnungsprüfung
deckt Differenzen zuverlässig auf und macht die
Beschaffung transparent.
wird,
vergleicht das CANIAS Rechnungsprüfungsmodul die
Rechnung mit den Positionen der Bestellung. Dadurch
ist es möglich, Fehler frühzeitig zu erkennen und diese
zu beheben, bevor die Rechnung in das System eingegeben
wird. Das Rechnungsprüfungsmodul überprüft
auch, ob die in Rechnung gestellte Ware bereits ins
Lager gebucht wurde. Somit wird verhindert, dass Rechnungen
in das System aufgenommen werden, zu denen
noch keine Ware vereinnahmt wurde.
Liegt keine Bestellung zu einer gültigen Rechnung vor,
kann diese direkt auf Sach- oder Materialkonten gebucht
werden. Beim Einkauf kommt es häufig vor, dass zusätzliche
Kosten anfallen. Die Rechnungen über diese
Kosten beziehen sich wiederum auf mehrere gekaufte
Artikel. Bei der Rechnungsprüfung kann angegeben
werden, wie diese Kosten verteilt werden sollen. Die
Kostenverteilung kann nach Gewicht, Volumen, Menge,
Stückpreis oder nach Gesamtpreis vorgenommen werden.
Fallen mehrere Eingangsrechnungen zu einer Bestellung
an, werden vom System bei jeder weiteren
Rechnungsprüfung nur noch die offenen Positionen angeboten.
Auch können in CANIAS Rechnungsprüfung Gutschriften
als Rechnungsstorno bearbeitet werden. Durch die
hohe ERP-Gesamtintegration ist die Rechnungsprüfung
eng mit den Modulen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung
und Kostenrechnung von CANIAS ERP verzahnt.
Die Übergabe der Rechnung zur Zahlung sowie die
Auswertung im Controlling sind hier die wesentlichsten
Prozesse. Rechnungen, die noch nicht vollständig bearbeitet
wurden, bzw. vorerfasste Rechnungsprüfungsbelege
können bis zur vollständigen Bearbeitung und
Buchung im System geparkt werden.
Über eindeutige Suchschlüssel und -kriterien bietet die
CANIAS Rechnungsprüfung eine komfortable und
schnelle Suche der in Frage kommenden Bestellungen
an. Die externe Rechnungsnummer in Kombination
mit zwei weiteren Eingabefeldern (wie z. B. Brutto- oder
Netto-Betrag, MwSt.-Kz.) reicht aus, um den Vergleichsbeleg
im System zu finden.
Zahlreiche Automatismen erleichtern das Prüfen und
Verbuchen der Eingangsrechnungen. Dank der EDIIntegration
(eigener Konverter) ist das elektronische
Einlesen von Rechnungen möglich. Über spezielles
Customizing ist auch die Prüfung der EDI-Rechnung
möglich. Hierbei müssen jedoch die Kriterien (Abweichung,
Vorschlagswerte usw.) exakt definiert und die
Verarbeitungsprozedur hinterlegt werden. Der Einkauf
ist in der Lage, ohne Rechnungsprüfungsfunktionen
den Fortschritt/Status der Eingangsrechnung direkt im
Bestellbeleg auf Positionsebene zu prüfen. Somit ist
der Informationsfluss in die verschiedenen Verantwortungsbereiche
gewährleistet.
Geschäftsprozesse, die Kunden bzw. Lieferanten mit
einbeziehen, sind aufgrund der immer noch nicht
komplett elektronisch integrierten Steuerungsmöglichkeit
mit Fehlern behaftet. Gerade bei der Thematik Anspruch, eine hohe
und enge Kundenbindung sicherzustellen. Das CANIAS
Service-
FEATURES IM ÜBERBLICK
Vergleich des Auftragspreises mit dem der Rechnung
Berechnung des Nettobetrags, der Mehrwertsteuer
und des Bruttobetrags und Vergleich mit Rechnung
Beschreibung der Zahlungsbedingungen
Bearbeitung Gutschriften/Rechnungsstorno
Eingabe von Rechnungen
Prüfung wareneingangsbezogener Rechnungen
Kostenaufteilung nach mehreren Methoden
Verteilung nach Gewicht
Verteilung nach Menge
Verteilung nach Volumen
Verteilung nach Stückpreis
Verteilung nach Gesamtpreis
Übergabe von überprüften Rechnungen an die
Buchhaltung
Übergabe von Rechnungsdaten an die Kosten-
rechnung
Parken von Rechnungen
Manuelle Bearbeitung möglich
Automatische Rechnungsprüfung
Management unterstützt alle Kundendienst-
und Serviceprozesse. Dank der hohen Integration in
fast allen Geschäftsbereichen garantiert CANIAS Service
eine sehr effektive Planung und Kontrolle der Serviceprozesse
sowie eine optimale Koordination und Organisation
der dafür notwendigen Ressourcen.
Kundenzufriedenheit als integrierter Teil des Systems.
Wie bei allen CANIAS Modulen ist auch das Servicemodul
vollständig im CANIAS ERP-System integriert.
Eigenschaften dieser Integration sind die sehr komfortable
Pflege, Bearbeitung und Beauskunftung von Servicefällen.
So werden bereits im Artikelstamm wichtige
servicerelevante Leistungsdaten gepflegt. Da Garantien
im Service eine große Rolle spielen, fließen auch die
Sekundärdaten aus dem Einkauf in den Service. Informationen
von Reparaturaufträgen und die damit notwendige
Verknüpfung mit der PPS gehören ebenso
zum Standard wie servicerelevante Warenbewegungen
mit Serien-Nr.-Verwaltung aus der Bestandsführung.
Zentrale Informationsstelle aller Servicedaten ist das
CRM, von wo aus alle Serviceaufträge kundenbezogen
gelistet und bearbeiten werden können.
